La convocation à un entretien de rupture conventionnelle marque le début d'un processus encadré par le Code du travail. Cette démarche, qui nécessite l'accord mutuel de l'employeur et du salarié, débute par une invitation formelle à échanger sur les modalités de séparation. Bien que la loi n'impose pas de forme particulière pour cette convocation, il est vivement recommandé de la formaliser par écrit pour garantir la transparence du processus.

Les éléments essentiels à inclure

Votre lettre de convocation doit comporter plusieurs informations clés pour être complète et respectueuse du cadre légal. Précisez d'abord l'objet de l'entretien de manière explicite, en mentionnant qu'il s'agit d'un échange concernant une éventuelle rupture conventionnelle. Indiquez ensuite la date, l'heure et le lieu de rencontre, en veillant à laisser un délai raisonnable au destinataire pour se préparer.

N'oubliez pas de rappeler que le salarié peut se faire assister lors de cet entretien. Cette possibilité constitue une garantie importante : il peut choisir un représentant du personnel ou, en l'absence d'institutions représentatives, un conseiller extérieur inscrit sur une liste préfectorale. Mentionnez également où consulter cette liste si nécessaire.

Le ton et la forme à privilégier

Adoptez un ton professionnel et neutre, sans être froid ou distant. La rupture conventionnelle repose sur un accord mutuel, votre courrier doit donc refléter cette dimension collaborative. Évitez tout vocabulaire qui pourrait laisser penser à une contrainte ou à une pression.

Structurez votre lettre de façon claire :

• Un en-tête avec les coordonnées complètes
• Un objet précis et explicite
• Un corps de texte concis allant droit au but
• Une formule de politesse appropriée

Les précautions à prendre

Privilégiez une remise en main propre contre décharge ou un envoi en recommandé avec accusé de réception. Cette précaution vous permettra de prouver que le salarié a bien été informé dans les délais appropriés. Conservez soigneusement une copie de ce courrier dans le dossier du salarié.

Veillez à ne pas imposer de date trop proche : laissez au moins quelques jours au salarié pour qu'il puisse se préparer sereinement et, s'il le souhaite, organiser son assistance. Cette marque de respect favorisera un climat d'échange constructif.

Ce qu'il faut éviter

Ne détaillez pas dans la convocation les conditions précises de la rupture, les indemnités ou autres modalités financières. L'objet de ce premier courrier est simplement d'inviter à un échange. Ces éléments seront discutés lors de l'entretien lui-même.

Évitez également tout langage qui pourrait être interprété comme une décision unilatérale. La rupture conventionnelle nécessite l'accord des deux parties, votre convocation doit refléter cette démarche collaborative et respectueuse.