La convocation à un entretien préalable à un licenciement économique est une étape cruciale qui engage la responsabilité de l'employeur. Cette lettre doit respecter un formalisme strict tout en restant claire et humaine, car elle annonce une situation difficile pour le salarié concerné.

Les mentions obligatoires à ne pas oublier

Votre lettre doit impérativement comporter certaines informations légales. Commencez par préciser l'objet de l'entretien sans ambiguïté : il s'agit d'un entretien préalable à un éventuel licenciement pour motif économique. Indiquez ensuite la date, l'heure et le lieu de cet entretien. Le salarié doit disposer d'un délai minimal de cinq jours ouvrables entre la réception de la lettre et la date de l'entretien.

N'oubliez pas de mentionner que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence de représentants du personnel, par un conseiller extérieur. Dans ce dernier cas, joignez la liste des conseillers disponibles dans votre département.

Adopter le bon ton dans une situation délicate

Même si le formalisme est de rigueur, votre lettre ne doit pas être froide ou expéditive. Utilisez un ton professionnel mais respectueux, en gardant à l'esprit que vous vous adressez à quelqu'un qui traverse une période difficile. Évitez les formulations trop sèches ou les termes juridiques incompréhensibles pour un non-initié.

La lettre doit rester factuelle sans entrer dans les détails des motifs économiques, qui seront abordés lors de l'entretien lui-même. Contentez-vous d'annoncer l'objet de la convocation de manière claire et directe.

La forme et l'envoi de la lettre

Cette convocation doit obligatoirement être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Ces modes de transmission permettent de prouver que le salarié a bien été informé dans les délais légaux.

Structurez votre lettre de manière classique : vos coordonnées et celles du destinataire en en-tête, la date, l'objet, le corps de la lettre, puis la formule de politesse. Veillez à ce que la mise en page soit aérée et professionnelle.

Les erreurs à éviter absolument

Ne justifiez pas les motifs économiques dans cette lettre de convocation. Ce n'est ni le lieu ni le moment. L'entretien servira justement à exposer ces raisons et à échanger avec le salarié. Évitez également toute formulation qui pourrait laisser penser que la décision est déjà prise : l'entretien préalable est un droit pour le salarié, qui doit pouvoir s'exprimer avant toute décision définitive.

Enfin, assurez-vous que tous les éléments légaux sont présents et que les délais sont respectés. Une erreur de procédure pourrait rendre le licenciement irrégulier et exposer l'entreprise à des sanctions.