La convocation à un entretien préalable au licenciement est une étape incontournable du processus de rupture du contrat de travail. Ce document engage la responsabilité de l'employeur et doit respecter un cadre légal strict pour garantir les droits du salarié. Voici quelques conseils pour rédiger cette lettre avec rigueur et professionnalisme.

Respecter les mentions obligatoires

Votre lettre doit impérativement contenir plusieurs informations clés. Commencez par indiquer clairement l'objet de la convocation : il s'agit d'un entretien préalable à un éventuel licenciement. Précisez ensuite la date, l'heure et le lieu de cet entretien. Le salarié doit disposer d'un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la réception de la lettre et la tenue de l'entretien, afin de préparer sa défense.

N'oubliez pas de mentionner que le salarié peut se faire assister lors de cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. S'il n'existe pas de représentants du personnel dans votre structure, précisez qu'il peut recourir à un conseiller extérieur inscrit sur une liste préfectorale.

Adopter un ton neutre et professionnel

Même si la situation peut être délicate, votre lettre doit rester factuelle et mesurée. Évitez tout jugement personnel ou tout vocabulaire agressif. Il ne s'agit pas encore de notifier le licenciement, mais simplement de convoquer le salarié pour échanger sur la situation. Le ton doit donc être respectueux et formel, sans pour autant être froid ou distant.

Choisir le bon mode d'envoi

La convocation doit être transmise par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Ce point est crucial car il permet de prouver que le salarié a bien été informé dans les délais légaux. Conservez précieusement l'accusé de réception ou la décharge signée.

Structurer clairement votre courrier

Une lettre bien organisée facilite la compréhension et témoigne de votre professionnalisme. Voici une structure efficace :

• Les coordonnées de l'entreprise et du salarié
• L'objet de la lettre
• Les informations pratiques sur l'entretien
• Le rappel du droit à assistance
• La formule de politesse

Éviter les erreurs courantes

Ne mentionnez pas les motifs du licenciement envisagé dans cette lettre de convocation. Ces explications seront données lors de l'entretien, puis formalisées dans la lettre de licenciement si la décision est confirmée. Veillez également à ne pas fixer l'entretien pendant les congés du salarié ou une période d'absence connue.

Enfin, gardez à l'esprit que cette lettre constitue une pièce importante du dossier en cas de contentieux ultérieur. Sa rédaction soignée et le respect des obligations légales vous protègent contre d'éventuelles contestations devant les juridictions compétentes.