Rédiger une lettre de convocation à un entretien préalable à un licenciement est une étape délicate. Elle engage l’entreprise dans une procédure encadrée, et son contenu doit être irréprochable sur la forme comme sur le fond. Même si elle ne constitue pas en soi une décision de licenciement, cette lettre marque le début officiel d’un processus sensible. Mieux vaut donc y accorder une attention particulière.

La clarté avant tout

Inutile de tourner autour du pot : la lettre doit indiquer clairement qu’il s’agit d’une convocation à un entretien préalable en vue d’un éventuel licenciement. Ce n’est pas le moment de multiplier les formules ambiguës ou trop techniques. L’objectif est que le salarié comprenne immédiatement la nature et l’enjeu de cet entretien.

Formulez les choses simplement. Par exemple, au lieu de dire "nous souhaiterions vous rencontrer afin d’évoquer votre situation professionnelle", précisez plutôt : « Nous envisageons une mesure de licenciement à votre encontre, et souhaitons vous entendre à ce sujet. »

Les mentions indispensables

Certaines informations doivent absolument figurer dans la lettre. Elles ne sont pas là pour décorer : leur absence peut remettre en cause toute la procédure. Voici les éléments à ne surtout pas oublier :

• La date, l’heure et le lieu de l’entretien : soyez précis, évitez les formules vagues.
• L’objet de l’entretien : l’éventualité d’un licenciement doit être clairement mentionnée.
• La possibilité d’être assisté : le salarié a le droit de se faire accompagner. Précisez-le, et indiquez les personnes autorisées selon la taille de l’entreprise (délégué du personnel, conseiller extérieur, etc.).

Un ton professionnel et respectueux

Il s’agit d’une étape formelle, mais aussi humaine. Même si le contexte est potentiellement conflictuel, la lettre n’a pas vocation à régler des comptes. Adoptez un ton neutre, courtois et respectueux. Évitez toute formulation accusatrice ou blessante. Cela peut non seulement envenimer la situation, mais aussi fragiliser la procédure.

Le choix des mots compte. Préférez un vocabulaire professionnel, administratif, mais accessible. Par exemple, remplacez "faute grave" par "faits pouvant constituer une faute grave", ce qui laisse entendre que l’entretien vise à éclaircir les faits, sans préjuger de la décision finale.

Soignez la présentation

Comme pour toute correspondance professionnelle, la forme joue un rôle important. Utilisez un en-tête clair, indiquez la date, les coordonnées de l’entreprise et du salarié, et signez la lettre. Un document bien présenté inspire le sérieux et évite toute confusion.

Enfin, n’oubliez pas d’envoyer la lettre en respectant les règles de forme : en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. La preuve de la convocation est essentielle.

En résumé

La lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement ne doit rien laisser au hasard. Elle doit être claire, complète, respectueuse et conforme aux exigences formelles. C’est un document qui engage l’employeur, mais qui ouvre aussi un espace de dialogue. En la rédigeant avec soin, vous posez les bases d’une procédure plus sereine et plus équilibrée.