Comment rédiger une lettre de convocation à un entretien disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement ?

La rédaction d'une lettre de convocation à un entretien disciplinaire est une étape délicate dans la gestion des ressources humaines. Elle doit être claire, précise et respecter les dispositions légales. Voici quelques conseils pour vous guider dans la rédaction de ce type de lettre.

Structure de la lettre

Les informations de l'entreprise et du salarié : La lettre doit commencer par les coordonnées complètes de l'entreprise et du salarié concerné. Cela inclut le nom, la fonction, l'adresse et les coordonnées complètes de l'entreprise et du salarié.

Objet clair : Mentionnez clairement l'objet de la lettre. Utilisez des termes explicites comme "Convocation à un entretien préalable au licenciement". Cela permet de lever toute ambiguïté dès le début.

Références légales

Citation des articles du code du travail : Il est indispensable de citer les articles pertinents du code du travail, tels que les articles L1232-2 et R1232-1. Cela montre que la procédure est conforme aux normes légales et renforce la crédibilité de votre démarche.

Détails de l'entretien

Date, heure et lieu : Indiquez précisément la date, l'heure et l'adresse de l'entretien. N'oubliez pas de préciser le numéro du bureau ou de la salle de réunion si nécessaire. Par exemple : "Nous vous demandons de bien vouloir vous présenter le 15 octobre 2023 à 14h00 au bureau 202, 2ème étage, 123 Rue de l’Entreprise, 75001 Paris."

Droit d'assistance

Précisions sur l'assistance : Informez le salarié de son droit à être assisté lors de l'entretien. Si votre entreprise a un Comité Social et Économique (CSE), précisez que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. En l'absence de CSE, indiquez qu'il peut être assisté soit par une personne du personnel, soit par un conseiller du salarié.

• Avec CSE : "Nous vous précisons que vous avez la possibilité de vous faire assister, lors de cet entretien, par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise."
• Sans CSE : "Nous vous précisons que vous avez la possibilité de vous faire assister, lors de cet entretien, soit par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise soit par un conseiller du salarié. La liste et les coordonnées des conseillers sont consultables dans les locaux de l’inspection du travail à l'adresse suivante : 123 rue de l’Inspection, 75001 Paris, et à la mairie de votre domicile."

Si le salarié souhaite se faire assister, demandez-lui de vous en informer pour des raisons d'organisation. Cela permet de planifier l'entretien de manière efficace.

Formule de politesse et signatures

Formule de politesse : Terminez votre lettre par une formule de politesse appropriée. Par exemple : "Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l’expression de ma considération distinguée." Cela montre du respect et clôture la lettre de manière professionnelle.

Signature : La lettre doit être signée par le représentant de l'entreprise. En cas de remise en main propre, le salarié doit également signer un exemplaire pour attester de la réception. Par exemple : "Fait en deux exemplaires. Prénom Nom du salarié. Signature."

En suivant ces étapes et en veillant à la clarté et à la précision de votre lettre, vous vous assurerez que la convocation à un entretien disciplinaire respecte les exigences légales et est perçue comme professionnelle et respectueuse par le salarié concerné.