Modèle de lettre
Relance d'une facture impayée avant une mise en demeure
Modèle de lettre clair et efficace pour relancer un client avant d'engager une procédure de mise en demeure pour facture impayée.
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Madame, Monsieur,
Nous constatons à ce jour que la facture n°[numéro de facture] d'un montant de [montant] euros TTC, émise le [date d'émission] et dont l'échéance était fixée au [date d'échéance], demeure impayée malgré l'expiration du délai de règlement convenu.
Nous souhaitons attirer votre attention sur cette situation et vous rappeler que les conditions générales de vente prévoient un règlement dans les [nombre] jours suivant l'émission de la facture. Nous comprenons qu'un oubli ou un problème administratif puisse être à l'origine de ce retard de paiement. C'est pourquoi nous vous adressons cette relance amiable avant d'envisager toute procédure contentieuse.
Nous vous invitons donc à régulariser cette situation dans les meilleurs délais et vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de la somme due sous huitaine à compter de la réception de la présente lettre. Le paiement peut être effectué par [modes de paiement acceptés]. Si toutefois vous rencontriez des difficultés particulières, nous vous invitons à prendre contact avec notre service comptabilité afin d'étudier ensemble les modalités d'un éventuel arrangement.
À défaut de règlement ou de prise de contact de votre part dans ce délai, nous nous verrons contraints, à notre grand regret, d'engager une procédure de recouvrement par l'envoi d'une mise en demeure, puis d'envisager des poursuites judiciaires. Nous vous rappelons qu'en application des dispositions légales en vigueur, des pénalités de retard au taux de [taux]% ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros seront alors exigibles de plein droit.
Dans l'attente de votre prompt règlement et restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Nom et signature]
[Fonction]
[Coordonnées]
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Madame, Monsieur,
Nous vous informons que la facture n°[numéro de facture], d'un montant de [montant] euros TTC, établie le [date d'émission] avec une échéance au [date d'échéance], n'a toujours pas été réglée à ce jour bien que le délai de paiement convenu soit dépassé.
Nous tenons à vous rappeler que nos conditions générales de vente stipulent un règlement sous [nombre] jours à compter de l'émission de la facture. Un simple oubli ou une difficulté administrative peut expliquer ce retard, c'est pourquoi nous vous adressons ce rappel amiable avant d'entamer toute procédure contentieuse.
Nous vous demandons de bien vouloir régulariser votre situation rapidement en procédant au paiement de la somme due dans un délai de huit jours suivant la réception de ce courrier. Vous pouvez effectuer votre règlement par [modes de paiement acceptés]. Si vous rencontrez des difficultés particulières, n'hésitez pas à contacter notre service comptabilité pour envisager ensemble un arrangement possible.
Sans règlement ni réponse de votre part dans ce délai, nous serons malheureusement obligés d'entamer une procédure de recouvrement par mise en demeure, suivie éventuellement de poursuites judiciaires. Nous attirons votre attention sur le fait que, conformément aux dispositions légales en vigueur, des pénalités de retard au taux de [taux]% ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros seront alors exigibles de plein droit.
En espérant un règlement rapide de votre part et demeurant disponibles pour toute information, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations.
[Nom et signature]
[Fonction]
[Coordonnées]
À propos de ce modèle de lettre
Relancer un client pour une facture impayée demande du tact et de la fermeté. Cette étape précède généralement la mise en demeure formelle et vise à obtenir un règlement amiable tout en préservant la relation commerciale. Voici comment structurer efficacement votre lettre de relance.
Adoptez un ton ferme mais courtois
Votre lettre doit trouver le juste équilibre entre professionnalisme et diplomatie. Même si vous êtes en droit d'être contrarié, privilégiez un ton respectueux qui laisse une porte ouverte au dialogue. Rappelez-vous que votre objectif principal est d'obtenir le paiement, pas de rompre définitivement la relation. Mentionnez clairement qu'il s'agit d'une dernière relance avant d'envisager des démarches plus formelles, sans pour autant tomber dans la menace.
Précisez les éléments essentiels
Une relance efficace contient des informations précises et vérifiables. Indiquez systématiquement :
- Le numéro exact de la facture concernée
- Le montant total dû, en chiffres et en lettres
- La date d'émission de la facture
- La date d'échéance initialement prévue
- Le nombre de jours de retard
Cette clarté évite toute confusion et démontre votre sérieux dans le suivi de vos créances.
Rappelez les relances précédentes
Si vous avez déjà effectué des relances par téléphone, email ou courrier, mentionnez-le brièvement. Cela montre votre patience et votre bonne foi, tout en soulignant que la situation perdure malgré vos tentatives de résolution amiable. Cette chronologie renforce la légitimité de votre démarche.
Fixez une date limite claire
Donnez à votre client un délai raisonnable mais ferme pour régulariser sa situation. Une période de 8 à 15 jours est généralement appropriée. Précisez explicitement la date butoir et indiquez clairement les conséquences d'un non-paiement : l'envoi d'une mise en demeure formelle, puis éventuellement le recours à une procédure judiciaire ou à une société de recouvrement.
Proposez des solutions
Montrez-vous ouvert au dialogue en invitant votre client à vous contacter s'il rencontre des difficultés financières. Vous pouvez suggérer la possibilité d'un échéancier de paiement ou d'un arrangement amiable. Cette approche constructive peut débloquer des situations complexes et préserver vos chances de recouvrement.
Soignez la forme
Envoyez votre lettre en recommandé avec accusé de réception. Ce mode d'envoi confère une valeur juridique à votre démarche et prouve que votre client a bien été informé. Conservez une copie de tous vos échanges, ils constitueront des preuves utiles en cas de contentieux ultérieur.
Enfin, relisez attentivement votre courrier avant l'envoi. Une lettre sans fautes, structurée et professionnelle renforce votre crédibilité et l'impact de votre message. Cette relance représente souvent la dernière opportunité de résoudre le différend à l'amiable, alors accordez-lui toute l'attention nécessaire.
Utiliser ce modèle
Personnalisez ce modèle selon vos besoins et envoyez une ou plusieurs lettres personnalisées en quelques clics.
Ce qui est inclus
-
Modèle de lettre personnalisable
-
Écriture manuscrite professionnelle
-
Papier A4 premium 90g blanc
-
Enveloppe professionnelle
-
Format adapté au manuscrit
-
Expédition sous 48h
-
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Questions fréquentes
Découvrez les questions fréquentes sur ce modèle de lettre.
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