Modèle de lettre
Note de service sur l'utilisation d'un véhicule de société
Modèle de note de service clair et concis pour encadrer l'utilisation des véhicules de société par les salariés en entreprise.
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Madame, Monsieur,
La présente note de service a pour objet de rappeler les règles applicables à l'utilisation des véhicules mis à disposition par l'entreprise. Ces dispositions s'appliquent à l'ensemble du personnel autorisé à utiliser le parc automobile de la société.
Les véhicules de société sont destinés exclusivement à un usage professionnel, sauf autorisation expresse de la direction pour un usage mixte. Tout déplacement à titre personnel doit faire l'objet d'une demande préalable et d'une validation écrite. Les conducteurs autorisés doivent être en possession d'un permis de conduire valide et sont tenus de respecter scrupuleusement le Code de la route. Toute infraction routière engage la responsabilité personnelle du conducteur. Les contraventions et amendes seront à la charge du salarié fautif.
Chaque utilisateur s'engage à maintenir le véhicule en bon état de propreté et de fonctionnement. Les entretiens périodiques et révisions doivent être effectués selon le calendrier prévu. Toute anomalie, panne ou accident doit être immédiatement signalé au service [nom du service concerné]. En cas d'accident, le conducteur doit établir un constat amiable, prévenir les forces de l'ordre si nécessaire, et informer sans délai sa hiérarchie ainsi que le service administratif.
Il est strictement interdit de fumer dans les véhicules, de transporter des personnes étrangères à l'entreprise sans autorisation, ou de prêter le véhicule à un tiers. Le stationnement des véhicules en dehors des heures de travail doit s'effectuer sur les emplacements prévus à cet effet dans l'enceinte de l'entreprise, sauf dérogation accordée pour des missions spécifiques.
Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner le retrait de l'autorisation d'utilisation et, le cas échéant, des sanctions disciplinaires conformément au règlement intérieur.
Nous vous remercions de votre attention et comptons sur votre sens des responsabilités pour garantir une utilisation optimale et sécurisée de notre parc automobile.
Fait à [ville], le [date]
[Nom et fonction du signataire]
[Signature]
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Madame, Monsieur,
Par la présente note de service, nous souhaitons vous rappeler l'ensemble des règles régissant l'utilisation des véhicules mis à votre disposition par la société. Ces règles concernent l'intégralité du personnel habilité à utiliser le parc automobile.
Les véhicules de l'entreprise sont réservés à un usage strictement professionnel, hormis autorisation explicite de la direction permettant un usage mixte. Toute utilisation personnelle nécessite une demande préalable accompagnée d'une validation écrite. Les conducteurs autorisés doivent détenir un permis de conduire en cours de validité et s'engagent à respecter rigoureusement le Code de la route. Toute infraction routière relève de la responsabilité personnelle du conducteur concerné. Les contraventions et amendes seront supportées par le salarié en faute.
Chaque utilisateur doit veiller à conserver le véhicule dans un état de propreté et de fonctionnement satisfaisant. Les révisions et entretiens réguliers doivent être réalisés conformément au calendrier établi. Tout dysfonctionnement, panne ou accident doit être signalé immédiatement au service [nom du service concerné]. En cas d'accident, le conducteur établit un constat amiable, alerte si besoin les forces de l'ordre, et informe sans délai sa hiérarchie et le service administratif.
Il est formellement interdit de fumer dans les véhicules, de transporter des personnes extérieures à l'entreprise sans autorisation, ou de confier le véhicule à une tierce personne. Hors des heures de travail, les véhicules doivent être garés sur les emplacements dédiés au sein de l'entreprise, sauf dérogation pour des missions particulières.
Le non-respect de ces règles pourra conduire au retrait de l'autorisation d'utilisation et, si nécessaire, à des sanctions disciplinaires conformément au règlement intérieur.
Nous vous remercions pour votre attention et comptons sur votre responsabilité pour assurer une utilisation optimale et sécurisée de notre parc automobile.
Fait à [ville], le [date]
[Nom et fonction du signataire]
[Signature]
À propos de ce modèle de lettre
La rédaction d'une note de service concernant l'utilisation des véhicules de société nécessite une approche claire et structurée. Ce type de communication interne vise à établir des règles précises pour éviter les malentendus et garantir une utilisation responsable du parc automobile de l'entreprise.
Définir clairement l'objet de la note
Commencez par annoncer explicitement le sujet dès l'introduction. Précisez qu'il s'agit d'encadrer l'usage des véhicules mis à disposition par l'entreprise. Cette transparence permet aux collaborateurs de comprendre immédiatement la portée du document et son importance pour le bon fonctionnement de l'organisation.
Identifier les bénéficiaires et les conditions d'accès
Déterminez avec précision qui peut utiliser les véhicules de société. S'agit-il de tous les employés, uniquement de certains services, ou faut-il une autorisation préalable ? Mentionnez les critères d'attribution : ancienneté, fonction, nécessité professionnelle. Cette clarification évite les frustrations et les demandes inappropriées.
Distinguer usage professionnel et personnel
Un point essentiel consiste à définir les limites entre utilisation professionnelle et personnelle. Précisez si les trajets domicile-travail sont autorisés, si l'usage pendant les week-ends est permis, et dans quelles circonstances. Cette distinction protège à la fois l'entreprise et les salariés en cas de litige ou d'accident.
Établir les responsabilités des utilisateurs
Listez les obligations incombant aux conducteurs :
- Maintenir le véhicule en bon état de propreté
- Effectuer les vérifications de base avant utilisation
- Signaler immédiatement tout dommage ou dysfonctionnement
- Respecter le Code de la route et les limitations de vitesse
- Ne pas fumer à bord
- Ne jamais conduire sous l'influence de substances
Préciser les procédures administratives
Expliquez comment réserver un véhicule, auprès de quel service, avec quel délai de prévenance. Indiquez également les documents à fournir : permis de conduire valide, formulaire de réservation, carnet de bord. Mentionnez les modalités de gestion du carburant et des péages éventuels.
Définir les sanctions en cas de non-respect
Sans adopter un ton menaçant, il convient d'informer les collaborateurs des conséquences en cas de manquement aux règles établies. Cela peut aller d'un simple rappel à l'ordre jusqu'à des mesures disciplinaires plus sévères selon la gravité de l'infraction.
Adopter un ton approprié
Votre note doit rester professionnelle mais accessible. Évitez le jargon juridique excessif tout en maintenant une certaine formalité. L'objectif est d'informer, pas d'intimider. Un style direct et bienveillant favorise l'adhésion aux règles énoncées.
Conclure par les coordonnées utiles
Terminez en indiquant à qui s'adresser pour toute question ou demande particulière. Cette ouverture au dialogue démontre que l'entreprise reste à l'écoute de ses collaborateurs et facilite la mise en œuvre des nouvelles dispositions.
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Ce qui est inclus
-
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Questions fréquentes
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