La pandémie de Covid-19 a bouleversé les relations commerciales et contraint de nombreuses entreprises à communiquer avec leurs clients dans des circonstances exceptionnelles. Que ce soit pour annoncer une fermeture temporaire, expliquer un retard de livraison ou modifier des conditions contractuelles, rédiger une lettre claire et empathique est essentiel pour maintenir la confiance.

Adoptez un ton compréhensif et humain

Dans un contexte de crise sanitaire, vos clients traversent eux aussi des difficultés. Votre courrier doit refléter cette compréhension mutuelle. Évitez le jargon administratif froid et privilégiez un ton professionnel mais chaleureux. Reconnaissez les désagréments causés et montrez que vous prenez la situation au sérieux. Cette approche humanise votre entreprise et renforce le lien avec votre clientèle, même dans l'adversité.

Soyez transparent sur la situation

L'honnêteté est votre meilleure alliée. Expliquez clairement les raisons qui vous poussent à écrire : restrictions sanitaires imposées, réorganisation de vos services, perturbations dans la chaîne d'approvisionnement. Vos clients apprécieront cette transparence plutôt qu'un silence qui alimenterait l'inquiétude. N'hésitez pas à contextualiser votre démarche en mentionnant brièvement l'impact du Covid-19 sur votre secteur d'activité.

Proposez des solutions concrètes

Une bonne lettre ne se contente pas d'annoncer un problème, elle présente également des alternatives. Selon votre situation, vous pouvez :

• Indiquer de nouvelles modalités de service (livraison sans contact, rendez-vous sur réservation)
• Proposer un report de commande ou un remboursement
• Communiquer des créneaux horaires adaptés
• Mentionner les canaux de communication disponibles (téléphone, email, chat en ligne)

Ces solutions pratiques démontrent votre engagement à maintenir la relation commerciale malgré les contraintes.

Structurez votre message efficacement

Allez droit au but dès l'introduction. Annoncez l'objet de votre courrier dans les premières lignes pour que votre client comprenne immédiatement pourquoi vous le contactez. Développez ensuite les détails nécessaires dans le corps du texte, et terminez par une formule de politesse qui réaffirme votre disponibilité. Une structure claire facilite la compréhension et évite les malentendus.

Incluez vos coordonnées et restez joignable

En période d'incertitude, vos clients ont besoin de savoir qu'ils peuvent vous contacter facilement. Mentionnez explicitement vos coordonnées actualisées : numéro de téléphone, adresse email, horaires de disponibilité. Si certains services sont temporairement suspendus, précisez-le pour éviter les tentatives de contact infructueuses.

Relisez et personnalisez

Avant d'envoyer votre courrier, relisez-le attentivement pour corriger les éventuelles fautes et vérifier que le message est cohérent. Si possible, personnalisez chaque lettre avec le nom du destinataire et des détails spécifiques à sa situation. Cette attention aux détails fait toute la différence et montre que vous considérez chaque client individuellement, même en période de crise généralisée.