Rédiger une lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement pour inaptitude représente un exercice délicat qui requiert rigueur et précision. Ce document officiel engage votre responsabilité d'employeur et doit respecter un formalisme strict pour garantir la validité de la procédure.

Les mentions obligatoires à ne pas oublier

Votre lettre doit impérativement comporter certaines informations essentielles. Indiquez clairement la date, l'heure et le lieu de l'entretien, en veillant à laisser un délai suffisant au salarié pour préparer sa défense. Mentionnez explicitement l'objet de la convocation : un entretien préalable à un éventuel licenciement pour inaptitude. N'oubliez pas de préciser que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence de représentants du personnel, par un conseiller extérieur.

Adoptez le bon ton

Même si la situation est délicate, privilégiez un ton professionnel et respectueux. Évitez tout jugement de valeur ou formulation qui pourrait être perçue comme agressive. Restez factuel et neutre dans vos propos. Cette lettre n'est pas le moment d'expliquer les raisons détaillées du licenciement envisagé, mais simplement d'informer le salarié de la tenue d'un entretien.

Soignez la forme

La présentation de votre courrier doit être irréprochable. Utilisez le papier à en-tête de votre entreprise, vérifiez l'orthographe et la grammaire avec attention. Structurez votre lettre de manière claire avec une introduction, un corps de texte et une formule de politesse appropriée. Une mise en page aérée facilite la lecture et témoigne du sérieux de votre démarche.

Le mode d'envoi compte

Cette convocation doit être transmise par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Ce point n'est pas négociable : il constitue une garantie juridique indispensable. Conservez précieusement une copie de cette lettre ainsi que la preuve de son envoi ou de sa remise.

Anticipez les questions pratiques

Pensez à indiquer des coordonnées où le salarié peut vous joindre s'il a des questions concernant l'organisation de l'entretien. Si le salarié est en arrêt maladie, adaptez les modalités pratiques tout en respectant le cadre légal. Veillez à ce que le lieu choisi permette un échange dans de bonnes conditions, au calme et en toute confidentialité.

Relisez-vous avec attention

Avant d'envoyer votre lettre, relisez-la plusieurs fois ou faites-la relire par une autre personne. Une erreur dans les dates, les horaires ou l'adresse pourrait invalider toute la procédure. Assurez-vous que toutes les informations sont cohérentes et complètes. Cette étape de vérification peut vous éviter bien des complications ultérieures.

Rédiger cette lettre avec soin témoigne de votre professionnalisme et du respect que vous portez à votre salarié, même dans ce contexte difficile.