Modèle de lettre
Convocation
Trouvez un modèle de lettre de convocation clair et efficace pour informer vos interlocuteurs d'une réunion ou d'un entretien en toute simplicité.
Utiliser ce modèle gratuitement
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous avons l'honneur de vous convoquer à une réunion qui se tiendra le [date] à [heure], dans nos locaux situés au [adresse].
Cette réunion a pour objet [préciser l'objet de la réunion : présentation d'un projet, discussion sur un dossier particulier, assemblée générale, entretien, etc.]. Votre présence est vivement souhaitée afin d'examiner ensemble les points inscrits à l'ordre du jour et de prendre les décisions qui s'imposent. Les thèmes principaux qui seront abordés lors de cette rencontre sont les suivants : [énumérer brièvement les points à l'ordre du jour].
Nous vous prions de bien vouloir confirmer votre participation avant le [date limite de confirmation] par retour de courrier, par téléphone au [numéro de téléphone] ou par courriel à l'adresse [adresse électronique]. En cas d'empêchement majeur, nous vous remercions de nous en informer dans les meilleurs délais afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires.
Nous vous rappelons qu'il est important de vous munir des documents suivants : [liste des documents à apporter, le cas échéant]. Toute documentation complémentaire vous sera transmise avant la réunion ou mise à votre disposition sur place.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom et prénom]
[Fonction]
[Signature]
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Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous convier à une réunion prévue le [date] à [heure], qui aura lieu dans nos bureaux sis au [adresse].
L'objectif de cette rencontre est de [préciser l'objet de la réunion : présentation d'un projet, discussion sur un dossier particulier, assemblée générale, entretien, etc.]. Votre participation est fortement souhaitée pour échanger sur les différents sujets inscrits à l'ordre du jour et statuer sur les mesures appropriées. Les principales questions qui seront traitées incluent : [énumérer brièvement les points à l'ordre du jour].
Nous vous demandons de confirmer votre présence avant le [date limite de confirmation] en nous contactant par courrier, téléphone au [numéro de téléphone] ou courriel à [adresse électronique]. Si vous êtes dans l'impossibilité d'assister à cette réunion, merci de nous prévenir rapidement pour que nous organisions les ajustements nécessaires.
Nous attirons votre attention sur la nécessité d'apporter les pièces suivantes : [liste des documents à apporter, le cas échéant]. Les autres éléments utiles vous parviendront avant la séance ou seront disponibles sur place.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.
[Nom et prénom]
[Fonction]
[Signature]
À propos de ce modèle de lettre
Rédiger une lettre de convocation claire et efficace est essentiel pour garantir la bonne compréhension de votre message et assurer la présence des destinataires. Que ce soit dans un cadre professionnel, associatif ou personnel, quelques principes fondamentaux vous permettront de créer un document à la fois formel et accessible.
Soignez la présentation et la structure
Une lettre de convocation doit être immédiatement identifiable. Commencez par indiquer vos coordonnées complètes en haut à gauche, suivies de celles du destinataire. N'oubliez pas de mentionner la date et le lieu de rédaction. L'objet de la lettre doit être explicite : utilisez une formulation directe comme "Convocation à une réunion" ou "Invitation à un entretien". Cette clarté permet au lecteur de saisir instantanément la nature du courrier.
Privilégiez un ton adapté et respectueux
Le ton de votre convocation dépend du contexte. Dans un cadre professionnel, adoptez un registre formel et courtois, sans pour autant tomber dans une froideur excessive. Commencez par une formule de politesse appropriée et veillez à utiliser le vouvoiement. Votre message doit rester professionnel tout en restant humain et accessible.
Soyez précis sur les informations essentielles
Une convocation efficace répond aux questions fondamentales : quand, où, pourquoi et comment. Indiquez avec précision :
- La date et l'heure exactes de la rencontre
- Le lieu complet avec des indications d'accès si nécessaire
- L'objet ou le motif de la convocation
- La durée estimée de la réunion ou de l'entretien
- Les documents éventuels à apporter
Cette précision évite les malentendus et permet au destinataire de s'organiser convenablement.
Anticipez les besoins pratiques
Pensez à mentionner les modalités de confirmation de présence. Indiquez un délai raisonnable pour répondre et précisez les coordonnées à utiliser (téléphone, email). Si la présence est obligatoire, formulez-le clairement sans agressivité. En cas d'impossibilité de se présenter, expliquez la procédure à suivre.
Restez concis et direct
Une convocation n'est pas le lieu pour développer longuement le contexte. Allez à l'essentiel en quelques paragraphes structurés. Chaque phrase doit apporter une information utile. Cette concision démontre votre respect du temps du destinataire et facilite la compréhension.
Terminez par une formule de politesse appropriée
Concluez votre lettre par une formule de politesse adaptée au contexte. Dans un cadre professionnel, privilégiez des formules classiques qui marquent votre considération. Cette touche finale contribue à l'image positive que vous renvoyez.
En appliquant ces principes, vous rédigerez des convocations claires qui remplissent parfaitement leur fonction : informer efficacement tout en maintenant des relations professionnelles de qualité.
Éditeur simple et visuel
Créez une carte ou lettre à votre image : ajoutez votre logo, importez vos designs, choisissez vos polices.
Plusieurs formats
Carte A6, lettre A4, avec ou sans enveloppe selon vos besoins.
Écriture manuscrite (ou non)
Rendu ultra-réaliste reproduisant les imperfections naturelles de l'écriture.
Personnalisation IA
L'IA adapte le contenu à chaque destinataire pour un message personnalisé.
Tracking par QR code
Suivez chaque scan et mesurez l'engagement en temps réel.
Expédition sous 48h
Vos courriers sont expédiés rapidement avec suivi de livraison.
À partir de 2.50€ par envoi
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Questions fréquentes
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