La signature d'une lettre peut sembler être un détail, mais elle joue un rôle crucial dans la communication écrite. Bien placée, elle confère à votre courrier une présentation soignée et professionnelle. Mal positionnée, elle peut donner une impression de négligence. Voici quelques repères pour signer vos lettres avec assurance.

L'emplacement idéal de la signature

Dans une lettre formelle, la signature se positionne en bas à droite de la page, après la formule de politesse. Cette convention s'applique aussi bien aux courriers professionnels qu'aux lettres administratives. Laissez un espace suffisant entre votre formule de politesse finale et votre signature manuscrite, généralement l'équivalent de trois ou quatre lignes, pour que l'ensemble reste aéré et lisible.

Votre nom dactylographié apparaît sous la signature manuscrite, souvent accompagné de votre fonction si le contexte professionnel l'exige. Cette double mention facilite l'identification de l'expéditeur, surtout si votre signature est peu lisible.

Les particularités selon le type de lettre

Pour une lettre manuscrite personnelle, vous disposez d'une certaine souplesse. La signature peut se placer légèrement plus au centre ou même à gauche, selon vos préférences stylistiques. L'essentiel est de rester cohérent avec le ton général de votre courrier.

Dans le cadre d'un courrier électronique formel, la signature prend une forme différente. Elle se compose généralement d'un bloc d'informations comprenant votre nom, fonction, coordonnées et éventuellement le logo de votre entreprise. Ce bloc se positionne automatiquement en bas de message.

Les erreurs à éviter

• Ne signez jamais au milieu de la page ou trop près de la formule de politesse
• Évitez de déborder dans la marge ou de signer en diagonale
• N'oubliez pas d'écrire votre nom en toutes lettres sous la signature si celle-ci est peu déchiffrable
• Ne négligez pas l'espace entre la fin du texte et votre signature

Quelques astuces pratiques

Si vous rédigez une lettre sur plusieurs pages, seule la dernière page nécessite votre signature. Pour les courriers officiels importants, vous pouvez parapher chaque page en bas à gauche, c'est-à-dire apposer vos initiales, pour authentifier l'ensemble du document.

Lorsque vous signez au nom d'une autre personne, précédez votre signature de la mention "Pour" suivie du nom et de la fonction de cette personne. Cela clarifie votre délégation de pouvoir.

Enfin, veillez à utiliser un stylo à encre de qualité, de préférence noir ou bleu foncé, pour une signature nette et professionnelle. Une signature soignée reflète votre sérieux et votre attention aux détails, des qualités appréciées dans toute correspondance formelle.