La signature d'une lettre peut sembler être un détail, mais elle joue un rôle crucial dans l'image que vous renvoyez. Qu'il s'agisse d'une correspondance professionnelle ou administrative, une signature bien placée et correctement formulée témoigne de votre sérieux et de votre professionnalisme. Voici quelques conseils pour maîtriser cet art souvent sous-estimé.

Choisir la bonne formule de politesse

Avant même de signer, vous devez conclure votre lettre par une formule de politesse adaptée au contexte. Dans un cadre professionnel, privilégiez des expressions comme "Cordialement", "Bien cordialement" ou "Respectueusement" pour une hiérarchie supérieure. Pour une lettre administrative plus formelle, optez pour "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées". L'important est de rester cohérent avec le ton employé tout au long de votre courrier.

Positionner correctement votre signature

La signature se place généralement à droite de la page, sous la formule de politesse, en laissant suffisamment d'espace pour votre paraphe manuscrit. Si vous envoyez une lettre papier, prévoyez environ trois à quatre lignes entre la formule de politesse et votre nom tapé. Cet espace accueillera votre signature manuscrite, qui doit rester lisible sans être négligée.

La structure de la signature

Une signature complète comprend plusieurs éléments qui se superposent :

• Votre signature manuscrite en premier
• Votre prénom et nom dactylographiés juste en dessous
• Votre fonction ou titre si pertinent
• Éventuellement le nom de votre entreprise

Cette structure permet au destinataire d'identifier clairement l'expéditeur, même si votre signature manuscrite est difficile à déchiffrer.

Adapter la signature au support

Pour une lettre papier, signez toujours à la main avec un stylo à encre bleue ou noire. Cette touche personnelle authentifie le document et montre votre engagement. Pour un courrier électronique, vous pouvez créer une signature numérique incluant vos coordonnées complètes : téléphone, email, adresse professionnelle. Certains logiciels permettent même d'insérer une image de votre signature manuscrite scannée.

Les erreurs à éviter

Ne signez jamais une lettre sans avoir relu l'ensemble du contenu. Évitez les signatures trop fantaisistes dans un contexte professionnel : restez sobre et lisible. N'oubliez pas non plus d'inclure vos coordonnées si elles n'apparaissent pas dans l'en-tête, car votre destinataire doit pouvoir vous recontacter facilement.

Enfin, gardez à l'esprit que votre signature est le dernier élément que lira votre interlocuteur. Elle laisse une impression finale qui peut influencer la perception de votre message. Soignez-la autant que le reste de votre courrier pour garantir une communication efficace et professionnelle.