Modèle de lettre
Lettre de relance d'un client impayé
Modèle de lettre efficace pour relancer un client en cas de facture impayée et préserver la relation commerciale avec diplomatie.
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Je vous écris aujourd'hui pour vous remercier pour votre commande du [date de la commande] et pour vous rappeler que le paiement de cette facture n'a pas encore été effectué. Je suis conscient(e) que des imprévus peuvent survenir, mais je suis persuadé(e) que nous pouvons trouver une solution ensemble.
Je vous invite donc à me contacter au plus vite afin que nous puissions discuter de la manière de régler cette dette. Je suis convaincu(e) que nous pouvons trouver une solution qui convienne à toutes les parties.
En vous remerciant par avance pour votre collaboration, je vous prie d'agréer, cher(e) [Nom du client], l'expression de mes sentiments distingués.
[Votre nom]
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Je vous écris aujourd'hui pour vous remercier pour votre confiance et pour vous signaler que la facture concernant votre commande du [date de la commande] n'a pas encore été réglée.
Je suis persuadé(e) que cela est dû à un simple oubli de votre part et je suis bien entendu disposé(e) à vous aider à régler cette dette. Si vous avez besoin d'un délai supplémentaire pour régler cette facture, n'hésitez pas à me contacter afin que nous puissions trouver une solution qui convienne à toutes les parties.
En espérant que cette lettre vous trouvera en bonne forme, je vous prie d'agréer, cher(e) [Nom du client], l'expression de mes sentiments les meilleurs.
[Votre nom]
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Je vous écris pour vous relancer concernant le paiement de la facture n° [numéro de facture] datée du [date de facturation] et dont le montant s'élève à [montant].
Selon nos records, cette facture n'a pas encore été réglée et nous avons donc du mal à comprendre pourquoi nous n'avons pas encore reçu le paiement. Nous vous prions de bien vouloir nous faire parvenir le paiement dans les plus brefs délais afin de régler cette situation.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette facture, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes persuadés que nous pourrons trouver une solution à cette situation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
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Je vous écris pour vous informer que la facture n° [numéro de facture] datée du [date de facturation] et d'un montant de [montant] n'a pas encore été réglée. Selon nos records, nous n'avons pas encore reçu le paiement de cette facture.
Nous vous demandons de bien vouloir régler cette dette dans les plus brefs délais afin d'éviter tout retard supplémentaire. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette facture, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes persuadés que nous pourrons trouver une solution à cette situation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
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Je vous écris pour vous informer que la facture n° [numéro de facture] datée du [date de facturation] et d'un montant de [montant] n'a pas encore été réglée. Selon nos records, nous n'avons pas encore reçu le paiement de cette facture.
Nous vous demandons de bien vouloir régler cette dette dans les plus brefs délais afin d'éviter tout retard supplémentaire. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette facture, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes persuadés que nous pourrons trouver une solution à cette situation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
À propos de ce modèle de lettre
Faire face à un client qui tarde à régler une facture n’est jamais agréable, mais cela fait malheureusement partie de la vie de toute entreprise. Rédiger une lettre de relance pour facture impayée peut être un exercice délicat : vous devez faire preuve de fermeté tout en conservant une relation professionnelle respectueuse. Voici quelques conseils pour trouver le bon ton et structurer efficacement votre courrier.
Choisir le bon moment pour relancer
Avant même de rédiger votre lettre, il est essentiel de vérifier que le délai de paiement est bien dépassé. Une relance trop hâtive pourrait être mal perçue. En général, on attend que le délai mentionné sur la facture soit dépassé de quelques jours avant d’envoyer une première relance, souvent sous forme de rappel courtois.
La réactivité est cependant clé : plus une facture reste impayée longtemps, plus elle a de chances de le rester. N'attendez pas plusieurs semaines pour agir. Un premier courrier peut suffire à débloquer la situation.
Soignez la forme et le ton
Il ne s’agit pas seulement de réclamer une somme due, mais de le faire de manière professionnelle. Votre lettre doit être claire, structurée et dénuée d’agressivité. Un ton poli mais ferme est souvent le plus efficace.
- Commencez par rappeler les faits : numéro de la facture, date d’émission, montant, échéance convenue.
- Exprimez-vous de manière factuelle, sans insinuations ni jugements. Par exemple, préférez “nous constatons que la facture X n’a pas encore été réglée” à “vous n’avez toujours pas payé”.
- Montrez que vous restez ouvert au dialogue, en proposant un échange en cas de difficulté de paiement.
Un ton mesuré peut préserver une relation commerciale, là où une formulation trop sèche pourrait la compromettre.
Structurez votre courrier avec clarté
Une lettre bien construite facilite la lecture et renforce votre crédibilité. Voici un déroulé simple et efficace :
- Introduction : vous vous présentez brièvement et rappelez le contexte du courrier.
- Corps du texte : vous exposez les détails de la facture concernée et mentionnez l’absence de règlement.
- Conclusion : vous indiquez les suites possibles (nouveau délai, contact en cas de difficulté, voire actions ultérieures si nécessaire).
N’hésitez pas à rappeler les coordonnées pour effectuer le paiement, cela évite toute excuse liée à un oubli ou à une mauvaise transmission.
Restez professionnel, même en cas de relance répétée
Si vous devez envoyer une deuxième ou une troisième relance, adaptez votre message : plus direct, mais toujours respectueux. Vous pouvez évoquer la possibilité de transmettre le dossier au service juridique ou d’appliquer des pénalités de retard si cela est prévu dans vos conditions générales de vente.
La cohérence et la constance dans vos relances renforcent votre sérieux. Un client comprendra vite que vous suivez vos dossiers de près.
En résumé, une lettre bien rédigée peut faire toute la différence. Elle doit refléter votre professionnalisme, rappeler les faits avec précision et proposer une issue constructive. Gardez en tête qu’un impayé peut souvent se résoudre par une communication claire et respectueuse.
Utiliser ce modèle
Personnalisez ce modèle selon vos besoins et envoyez une ou plusieurs lettres personnalisées en quelques clics.
Ce qui est inclus
-
Modèle de lettre personnalisable
-
Écriture manuscrite professionnelle
-
Papier A4 premium 90g blanc
-
Enveloppe professionnelle
-
Format adapté au manuscrit
-
Expédition sous 48h
-
Suivi de livraison
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Questions fréquentes
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