Envoyer un devis sans recevoir de réponse peut s'avérer frustrant, surtout lorsque vous avez investi du temps et de l'énergie dans sa préparation. Pourtant, relancer un client potentiel par mail reste une étape essentielle du processus commercial. Voici quelques conseils pour rédiger un mail de relance efficace qui maximise vos chances d'obtenir une réponse.

Choisir le bon moment pour relancer

Le timing est crucial dans une démarche de relance. Attendez entre 7 et 10 jours après l'envoi initial de votre devis avant de relancer. Ce délai laisse à votre interlocuteur le temps de consulter votre proposition sans paraître trop insistant. Si vous relancez trop tôt, vous risquez d'agacer votre prospect. Trop tard, il aura peut-être déjà fait appel à un concurrent.

Adopter un ton courtois et professionnel

Votre mail de relance doit rester poli et bienveillant. Évitez tout ton accusateur ou impatient qui pourrait braquer votre interlocuteur. Rappelez-vous que votre prospect peut avoir de multiples raisons légitimes de ne pas avoir répondu : surcharge de travail, congés, besoin de consulter d'autres décisionnaires. Montrez-vous compréhensif tout en restant déterminé.

Rédiger un objet percutant

L'objet de votre mail conditionne son ouverture. Optez pour une formulation claire et directe, comme "Suite à notre devis du [date]" ou "Relance concernant votre projet [nom du projet]". Évitez les formules trop génériques qui risquent de se perdre dans une boîte mail surchargée.

Structurer votre message efficacement

Un mail de relance réussi doit être concis et structuré. Commencez par rappeler le contexte : la date d'envoi du devis et l'objet de la demande. Indiquez ensuite que vous souhaitez savoir si votre proposition correspond aux attentes et si des informations complémentaires sont nécessaires. Cette approche montre votre disponibilité et votre volonté d'accompagner le client.

Proposer une valeur ajoutée

Profitez de cette relance pour apporter une information nouvelle : une promotion limitée dans le temps, un argument supplémentaire sur la qualité de vos services, ou une précision technique. Cela donne une raison supplémentaire à votre interlocuteur de lire votre message et d'y répondre.

Inclure un appel à l'action clair

Terminez votre mail par une question ouverte qui facilite la réponse : "Avez-vous eu l'occasion de consulter notre proposition ?" ou "Souhaitez-vous que nous en discutions par téléphone ?". Proposer un échange téléphonique peut débloquer certaines situations où l'écrit semble insuffisant.

Prévoir plusieurs niveaux de relance

Si votre première relance reste sans réponse, ne baissez pas les bras. Prévoyez une deuxième relance 10 à 15 jours plus tard, avec un ton légèrement plus direct. Vous pouvez alors fixer une date limite pour la validité de votre offre, créant ainsi un sentiment d'urgence sans être agressif.

En appliquant ces conseils, vous augmenterez significativement vos chances d'obtenir un retour positif et de transformer vos devis en contrats signés.