Modèle de lettre
Courrier d'un litige avec un client
Modèle de lettre clair et professionnel pour résoudre un litige avec un client et protéger vos droits en cas de conflit commercial.
Utiliser ce modèle gratuitement
Je vous écris pour vous exprimer ma profonde regret suite au litige survenu lors de notre récente transaction. Je comprends que cela a pu vous causer de l'inconfort et je tiens à m'excuser sincèrement pour tout dommage ou inconvénient que vous avez pu subir.
Je vous assure que nous faisons tout notre possible pour résoudre rapidement cette situation et pour vous offrir une expérience de qualité. Si vous avez besoin de quoi que ce soit ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.
Cordialement,
[votre nom]
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Je vous contacte suite au litige qui s'est produit lors de notre dernière transaction. Je tiens à vous présenter mes plus sincères excuses pour tout dommage ou inconvénient que vous avez pu subir.
S'il vous plaît, permettez-moi de vous assurer que nous prenons cette situation très au sérieux et que nous faisons tout notre possible pour y remédier au plus vite. Nous sommes à votre disposition pour discuter de cette situation et trouver une solution qui convienne à toutes les parties.
Merci de votre compréhension et j'espère avoir bientôt de vos nouvelles.
Cordialement,
[votre nom]
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Je vous écris pour exprimer mes plus sincères excuses suite au litige survenu lors de notre dernière transaction. Je comprends que cela a pu vous causer de l'inconfort et je tiens à vous assurer que nous prenons cette situation très au sérieux.
Nous sommes déterminés à trouver une solution rapide et équitable pour régler cette situation. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de cela, n'hésitez pas à me contacter.
Sincèrement,
[votre nom]
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Je vous écris pour vous informer que nous sommes en désaccord sur le sujet suivant : [décrire le litige].
Je vous prie de bien vouloir m'indiquer votre position sur ce litige et de me fournir tous les éléments qui pourraient m'aider à y trouver une solution.
Je suis persuadé que nous parviendrons à trouver une solution à l'amiable et je vous remercie par avance pour votre collaboration.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
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Je vous écris pour vous informer que nous sommes en désaccord sur le sujet suivant : [décrire le litige].
Je vous prie de bien vouloir m'indiquer votre position sur ce litige et de me fournir tous les éléments qui pourraient m'aider à y trouver une solution.
Je suis convaincu que nous parviendrons à trouver une solution à l'amiable et je vous remercie par avance pour votre collaboration.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
À propos de ce modèle de lettre
Gérer un litige avec un client demande du tact et de la diplomatie. Une lettre bien rédigée peut transformer une situation tendue en opportunité de dialogue constructif. Voici quelques conseils pour aborder cette démarche avec professionnalisme.
Adoptez un ton posé et professionnel
Même si la situation est frustrante, gardez votre calme dans votre rédaction. Évitez tout vocabulaire agressif ou accusateur qui pourrait envenimer les choses. Privilégiez un ton courtois mais ferme, qui montre votre sérieux sans être hostile. Rappelez-vous que l'objectif est de trouver une solution, pas de gagner une bataille d'ego.
Exposez les faits de manière claire et chronologique
Commencez par rappeler le contexte : la nature de votre relation commerciale, les engagements pris de part et d'autre, et les éléments factuels du litige. Utilisez des dates précises, des numéros de commande ou de facture, et tout élément objectif qui étaye votre position. Cette approche factuelle renforce votre crédibilité et facilite la compréhension du problème.
Identifiez clairement le problème
Soyez précis sur la nature du désaccord. S'agit-il d'un impayé, d'une prestation non conforme, d'un malentendu contractuel ? Plus vous serez explicite, plus il sera facile pour votre interlocuteur de comprendre votre réclamation et d'y répondre de manière appropriée.
Proposez des solutions concrètes
Ne vous contentez pas de pointer les problèmes. Suggérez des pistes de résolution qui pourraient convenir aux deux parties. Cette approche constructive montre votre volonté de dialogue et augmente vos chances d'aboutir à un accord amiable. Vous pourriez proposer :
- Un échéancier de paiement adapté
- Une reprise ou un échange de marchandise
- Une renégociation des termes du contrat
- Un geste commercial raisonnable
Fixez un délai de réponse raisonnable
Indiquez clairement que vous attendez un retour dans un délai précis, généralement entre 8 et 15 jours. Cette échéance crée un cadre temporel qui incite votre client à réagir rapidement, tout en lui laissant le temps de la réflexion.
Mentionnez les conséquences éventuelles
Sans tomber dans la menace, vous pouvez évoquer les suites possibles en cas d'absence de réponse ou d'accord : recours à une médiation, mise en demeure, ou procédure judiciaire. Cette mention doit rester sobre et factuelle, simplement pour informer votre client de la gravité de la situation.
Soignez la forme
Utilisez un papier à en-tête professionnel, vérifiez l'orthographe et la grammaire, et structurez votre courrier avec des paragraphes aérés. Une présentation soignée renforce le sérieux de votre démarche. Pensez également à envoyer votre lettre en recommandé avec accusé de réception pour conserver une preuve de votre envoi.
En suivant ces recommandations, vous maximisez vos chances de résoudre le litige à l'amiable tout en préservant votre relation commerciale.
Utiliser ce modèle
Personnalisez ce modèle selon vos besoins et envoyez une ou plusieurs lettres personnalisées en quelques clics.
Ce qui est inclus
-
Modèle de lettre personnalisable
-
Écriture manuscrite professionnelle
-
Papier A4 premium 90g blanc
-
Enveloppe professionnelle
-
Format adapté au manuscrit
-
Expédition sous 48h
-
Suivi de livraison
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Questions fréquentes
Découvrez les questions fréquentes sur ce modèle de lettre.
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