Modèle de lettre
Réponse à une demande d'explication
Répondez efficacement à une demande d'explication avec notre modèle clair, professionnel et prêt à l'emploi pour toutes situations délicates.
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Madame, Monsieur,
Par la présente, je fais suite à votre courrier en date du [date] par lequel vous me demandiez des explications concernant [préciser la nature des faits reprochés ou la situation concernée].
Je tiens tout d'abord à vous assurer que j'ai pris connaissance de votre demande avec la plus grande attention. Concernant les faits qui me sont reprochés, je souhaite apporter les éclaircissements suivants : [expliquer votre version des faits de manière factuelle et chronologique]. Je reconnais que [préciser les éléments que vous reconnaissez le cas échéant], toutefois je tiens à préciser que [apporter vos explications, le contexte ou les circonstances atténuantes].
Il me paraît important de souligner que [mentionner les éléments à votre décharge, votre bonne foi, ou tout élément de contexte pertinent]. Cette situation résulte de [expliquer les causes ou raisons objectives]. Je comprends que cela ait pu causer [mentionner les conséquences éventuelles] et je tiens à vous présenter mes excuses si tel est le cas.
Afin d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise, je m'engage à [proposer des mesures correctives ou des solutions concrètes]. Je reste naturellement à votre entière disposition pour tout complément d'information que vous jugeriez nécessaire et pour échanger sur les suites à donner à cette affaire.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom et Nom]
[Signature]
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Madame, Monsieur,
Je donne suite à votre demande d'explications datée du [date] concernant [préciser la nature des faits reprochés ou la situation concernée]. J'ai examiné votre courrier avec la plus grande attention et je souhaite vous apporter les précisions nécessaires.
S'agissant des faits évoqués, je tiens à vous exposer ma version de manière claire et objective : [expliquer votre version des faits de manière factuelle et chronologique]. Je reconnais volontiers que [préciser les éléments que vous reconnaissez le cas échéant], néanmoins je souhaite porter à votre connaissance que [apporter vos explications, le contexte ou les circonstances atténuantes].
Je tiens à préciser que [mentionner les éléments à votre décharge, votre bonne foi, ou tout élément de contexte pertinent]. Les circonstances à l'origine de cette situation s'expliquent par [expliquer les causes ou raisons objectives]. Je mesure que cela a pu entraîner [mentionner les conséquences éventuelles] et vous présente mes excuses pour les désagréments occasionnés.
Pour éviter que de tels faits ne se reproduisent à l'avenir, je prends l'engagement de [proposer des mesures correctives ou des solutions concrètes]. Je demeure à votre disposition pour vous fournir tout renseignement complémentaire et pour discuter des suites à réserver à ce dossier.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom et Nom]
[Signature]
À propos de ce modèle de lettre
Recevoir une demande d'explication de la part de votre employeur peut être source de stress, mais c'est aussi l'occasion de clarifier une situation et de préserver votre relation professionnelle. Votre réponse doit être réfléchie, structurée et respectueuse, tout en défendant votre position de manière constructive.
Adopter le bon état d'esprit avant de répondre
Avant de rédiger votre réponse, prenez le temps de vous calmer et d'analyser objectivement la situation. Relisez attentivement la demande d'explication pour bien comprendre ce qui vous est reproché. Évitez de répondre sous le coup de l'émotion, car une réaction impulsive pourrait aggraver la situation. Rassemblez tous les éléments factuels qui pourraient appuyer votre version des faits : courriels, témoignages, documents ou tout autre élément pertinent.
Structurer votre réponse de manière professionnelle
Commencez par les formules de politesse appropriées et accusez réception de la demande d'explication. Mentionnez la date et l'objet de la demande pour bien contextualiser votre réponse. Ensuite, exposez les faits de manière chronologique et factuelle, sans vous perdre dans des détails superflus. Restez concis et allez droit au but.
La structure idéale comprend généralement trois parties : l'introduction où vous accusez réception, le développement où vous exposez votre version des faits et vos explications, et la conclusion où vous manifestez votre engagement à trouver une solution.
Choisir le bon ton et le bon vocabulaire
Le ton de votre lettre doit rester professionnel et respectueux, même si vous estimez que les reproches sont injustifiés. Évitez toute forme d'agressivité, de sarcasme ou de victimisation excessive. Utilisez un vocabulaire neutre et précis, en bannissant les formulations vagues ou ambiguës.
Privilégiez les tournures positives et constructives. Plutôt que de dire "ce n'est pas ma faute", expliquez les circonstances qui ont conduit à la situation. Si vous avez commis une erreur, reconnaissez-la avec honnêteté tout en expliquant le contexte et les mesures que vous comptez prendre pour éviter que cela ne se reproduise.
Les éléments essentiels à inclure
- Une explication claire et factuelle des événements
- Des éléments de preuve ou de contexte qui soutiennent votre version
- Une reconnaissance des faits avérés, le cas échéant
- Des propositions de solutions ou d'améliorations
- Une manifestation de votre engagement professionnel
Les pièges à éviter absolument
Ne cherchez pas à rejeter systématiquement la responsabilité sur autrui, même si d'autres personnes sont impliquées. Évitez les justifications excessives qui pourraient donner l'impression que vous cherchez des excuses. Ne minimisez pas les faits reprochés si ils sont avérés, car cela pourrait être perçu comme un manque de professionnalisme.
Enfin, terminez votre lettre en réaffirmant votre attachement à votre poste et votre volonté de maintenir une relation professionnelle constructive. Cette conclusion positive peut faire toute la différence dans la perception de votre réponse.
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Personnalisez ce modèle selon vos besoins et envoyez une ou plusieurs lettres personnalisées en quelques clics.
Ce qui est inclus
-
Modèle de lettre personnalisable
-
Écriture manuscrite professionnelle
-
Papier A4 premium 90g blanc
-
Enveloppe professionnelle
-
Format adapté au manuscrit
-
Expédition sous 48h
-
Suivi de livraison
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Questions fréquentes
Découvrez les questions fréquentes sur ce modèle de lettre.
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