Lorsqu'un client exerce ses droits en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données, votre entreprise doit répondre de manière claire, complète et dans les délais impartis. Rédiger une lettre RGPD appropriée démontre votre professionnalisme et votre respect des obligations légales en matière de protection des données personnelles.

Respecter les délais de réponse

Le RGPD vous impose de répondre dans un délai d'un mois maximum suivant la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si la requête est particulièrement complexe, mais vous devez alors en informer le demandeur dans le délai initial. Veillez à dater précisément votre courrier et à mentionner la date de réception de la demande initiale pour établir clairement le respect des échéances.

Structurer votre réponse de manière professionnelle

Commencez par accuser réception de la demande en rappelant précisément le droit exercé : droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition ou de portabilité. Cette clarification évite tout malentendu et montre que vous avez bien compris la nature de la requête. Utilisez un ton courtois et professionnel tout en restant accessible, car le RGPD impose une communication dans un langage clair et simple.

Apporter une réponse complète et précise

Si vous donnez suite favorablement à la demande, détaillez les actions concrètes entreprises. Par exemple, pour un droit d'accès, listez les catégories de données détenues, leur origine, leur finalité de traitement et les destinataires. Pour une demande de rectification ou d'effacement, confirmez explicitement les modifications effectuées dans vos systèmes.

En cas de refus, justifiez votre décision de manière argumentée en vous appuyant sur les exceptions prévues par le règlement. Expliquez les raisons légales ou techniques qui motivent votre position, sans jargon juridique excessif. N'oubliez pas d'informer le demandeur de son droit de réclamation auprès de la CNIL et de la possibilité d'introduire un recours juridictionnel.

Vérifier l'identité du demandeur

Avant de transmettre des informations sensibles, assurez-vous de l'identité de votre interlocuteur pour éviter toute divulgation inappropriée. Si nécessaire, demandez une pièce justificative, mais limitez-vous aux éléments strictement nécessaires à cette vérification.

Soigner la forme et le fond

Votre courrier doit comporter les mentions essentielles d'une correspondance professionnelle : vos coordonnées complètes, celles du destinataire, une référence de dossier pour faciliter le suivi, et vos coordonnées de contact pour toute question complémentaire. Terminez par une formule de politesse appropriée et n'oubliez pas de signer le document.

Enfin, conservez une copie de votre réponse ainsi que de la demande initiale dans vos archives. Cette traçabilité vous permettra de démontrer votre conformité en cas de contrôle et facilitera le traitement d'éventuelles demandes ultérieures du même client.