Rédiger une lettre pour informer un client d'un avoir nécessite de la clarté et de la précision. Ce document commercial confirme une créance en faveur du client, souvent suite à un retour de marchandise, une erreur de facturation ou un geste commercial. Voici comment structurer efficacement ce courrier professionnel.

Soigner la présentation et l'en-tête

Commencez par indiquer vos coordonnées complètes en haut à gauche : raison sociale, adresse, téléphone et email. Positionnez ensuite les coordonnées du client en dessous ou à droite. N'oubliez pas la date et le lieu d'émission du courrier. Ajoutez une référence claire comme "Avoir n°..." pour faciliter le suivi administratif. Un objet précis tel que "Émission d'un avoir sur facture n°..." permet au destinataire de comprendre immédiatement la nature du courrier.

Adopter un ton professionnel et courtois

Débutez par une formule de politesse appropriée : "Madame, Monsieur" ou personnalisez si vous connaissez le nom du contact. Le ton doit rester professionnel tout en étant chaleureux, surtout si l'avoir fait suite à un désagrément vécu par le client. Montrez que vous prenez la situation au sérieux et que vous agissez rapidement pour la résoudre.

Expliquer clairement la raison de l'avoir

Indiquez de manière transparente le motif de l'émission de cet avoir. Qu'il s'agisse d'un retour de produits défectueux, d'une surfacturation ou d'un geste commercial, précisez-le clairement. Mentionnez la facture d'origine concernée avec son numéro et sa date. Cette traçabilité évite toute confusion et facilite le traitement comptable des deux côtés.

Détailler les montants avec précision

Listez les éléments concernés par l'avoir de façon détaillée :

• La désignation des produits ou services
• Les quantités concernées
• Le montant hors taxes
• Le taux de TVA applicable
• Le montant toutes taxes comprises

Cette transparence rassure le client et facilite la vérification de sa part. Elle démontre également votre rigueur professionnelle.

Préciser les modalités d'utilisation

Indiquez comment le client pourra utiliser cet avoir. Sera-t-il déduit de sa prochaine facture ? Peut-il demander un remboursement ? Y a-t-il une date de validité ? Ces informations pratiques évitent les malentendus ultérieurs et montrent votre souci du service client.

Conclure sur une note positive

Terminez votre courrier en remerciant le client pour sa compréhension ou sa fidélité. Si l'avoir fait suite à un problème, présentez vos excuses et réaffirmez votre engagement qualité. Proposez un contact direct en cas de question et concluez par une formule de politesse adaptée comme "Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées".

Enfin, n'oubliez pas de joindre l'avoir en pièce jointe ou de préciser qu'il suit par courrier séparé. Une lettre bien rédigée transforme une situation potentiellement délicate en opportunité de renforcer la relation client.