Relancer un client après l'envoi d'un devis non signé est une étape délicate mais essentielle dans le processus commercial. Cette démarche demande du tact, de la persévérance et une approche professionnelle pour maximiser vos chances de transformer ce devis en contrat conclu.

Le timing parfait pour votre relance

La question du moment opportun est cruciale. Attendez généralement entre 7 et 10 jours après l'envoi initial du devis avant d'effectuer votre première relance. Ce délai permet à votre client de prendre connaissance de votre proposition sans le brusquer. Si votre secteur d'activité implique des décisions rapides, vous pouvez raccourcir ce délai à 3-5 jours. À l'inverse, pour des projets d'envergure nécessitant validation hiérarchique, patientez jusqu'à deux semaines.

L'objet du mail : votre première impression

L'objet de votre email détermine son taux d'ouverture. Évitez les formulations agressives ou insistantes. Privilégiez la clarté et la neutralité avec des mentions comme le numéro de devis ou la nature du projet. Un objet personnalisé et professionnel incitera davantage votre interlocuteur à ouvrir votre message.

Adoptez le bon ton

Votre mail de relance doit rester courtois et positif. Évitez tout reproche ou ton culpabilisant qui pourrait braquer votre client. Montrez-vous compréhensif face à son emploi du temps chargé, tout en réaffirmant votre disponibilité. L'objectif est d'ouvrir le dialogue, pas de forcer une décision immédiate.

Structurez votre message efficacement

Commencez par rappeler brièvement le contexte : votre précédent échange, la date d'envoi du devis et son objet. Cette remise en contexte facilite la compréhension, surtout si votre interlocuteur gère plusieurs dossiers simultanément. Ensuite, proposez votre aide : peut-être votre client a-t-il des questions, des hésitations ou besoin de précisions ? Cette approche orientée service démontre votre engagement.

Créez une valeur ajoutée

Profitez de cette relance pour apporter un élément nouveau. Mentionnez une promotion en cours, une évolution de votre offre ou des informations complémentaires pertinentes pour son projet. Vous pouvez également partager un cas client similaire ou une actualité du secteur. Cette valeur ajoutée justifie votre prise de contact et ravive l'intérêt.

Intégrez un appel à l'action clair

Terminez votre mail par une proposition concrète : un appel téléphonique, une visioconférence ou un rendez-vous physique. Suggérez plusieurs créneaux pour faciliter l'organisation. Cette démarche proactive montre votre professionnalisme et votre volonté d'avancer.

La stratégie de relances multiples

Si votre première relance reste sans réponse, ne baissez pas les bras. Prévoyez une seconde relance après 10 à 15 jours supplémentaires, en variant légèrement votre approche. Une troisième et dernière tentative peut être envisagée, en mentionnant explicitement qu'il s'agit de votre dernier contact sur ce dossier, sauf retour de sa part.

N'oubliez pas : chaque relance est une opportunité de démontrer votre sérieux et votre engagement envers votre client potentiel.