Modèle de lettre
Assemblée générale d'une association
Trouvez un modèle de lettre clair et structuré pour convoquer ou participer efficacement à une assemblée générale d'association.
Utiliser ce modèle gratuitement
Madame, Monsieur,
Conformément aux dispositions statutaires de notre association et aux articles de la loi du 1er juillet 1901, nous avons l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire] qui se tiendra le [date] à [heure], à l'adresse suivante : [lieu de réunion].
L'ordre du jour de cette assemblée générale sera le suivant :
- Rapport moral du Président sur l'activité de l'association durant l'exercice écoulé
- Rapport financier du Trésorier et présentation des comptes de l'exercice [année]
- Approbation des comptes et quitus au Trésorier
- [Élection/Renouvellement] des membres du bureau et du conseil d'administration
- Présentation du budget prévisionnel pour l'exercice [année]
- [Modification des statuts] (le cas échéant)
- Questions diverses
Nous vous rappelons que conformément à l'article [numéro] de nos statuts, seuls les membres à jour de leur cotisation pourront participer au vote. Si vous ne pouvez être présent, vous avez la possibilité de vous faire représenter par un autre membre muni d'un pouvoir écrit. Chaque membre ne peut détenir plus de [nombre] pouvoirs.
Les documents relatifs à l'ordre du jour, notamment le rapport financier et le budget prévisionnel, sont tenus à votre disposition au siège de l'association et peuvent être consultés sur simple demande auprès du secrétariat.
Votre présence est vivement souhaitée afin de permettre les échanges nécessaires à la vie démocratique de notre association et de garantir la validité des délibérations.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom et prénom]
[Fonction au sein de l'association]
Pour le bureau de l'association [nom de l'association]
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Madame, Monsieur,
En application des dispositions statutaires de notre association et conformément aux articles de la loi du 1er juillet 1901, nous avons le plaisir de vous inviter à participer à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire] qui aura lieu le [date] à [heure], au [lieu de réunion].
Voici l'ordre du jour prévu pour cette réunion :
- Présentation du rapport moral par le Président concernant les activités de l'association au cours de l'exercice passé
- Exposé du rapport financier par le Trésorier et présentation des comptes de l'exercice [année]
- Validation des comptes et octroi du quitus au Trésorier
- [Élection/Renouvellement] des membres du bureau et du conseil d'administration
- Exposition du budget prévisionnel pour l'exercice [année]
- [Modification des statuts] (si nécessaire)
- Questions diverses
Nous attirons votre attention sur le fait que, selon l'article [numéro] de nos statuts, seuls les membres ayant réglé leur cotisation pourront prendre part aux votes. En cas d'empêchement, vous pouvez désigner un autre membre pour vous représenter au moyen d'un pouvoir écrit. Un membre ne peut détenir plus de [nombre] pouvoirs.
Les documents concernant l'ordre du jour, incluant le rapport financier et le budget prévisionnel, sont disponibles au siège de l'association et consultables sur demande auprès du secrétariat. Votre participation est fortement encouragée pour enrichir les débats et assurer la validité des décisions prises.
Nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations.
[Nom et prénom]
[Fonction au sein de l'association]
Pour le bureau de l'association [nom de l'association]
À propos de ce modèle de lettre
Rédiger une convocation ou un compte-rendu d'assemblée générale pour votre association demande rigueur et clarté. Ce document officiel engage votre structure et doit respecter certaines règles pour être valide et efficace. Voici comment composer une lettre d'AG qui remplit parfaitement son rôle.
Soignez l'en-tête et les mentions obligatoires
Votre lettre doit immédiatement identifier l'expéditeur. Mentionnez le nom complet de votre association, son adresse et ses coordonnées en haut du document. Précisez également la date de rédaction et les destinataires concernés. Pour une convocation, n'oubliez pas d'indiquer clairement qu'il s'agit d'une convocation à l'assemblée générale, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire. Cette distinction est importante car elle détermine la nature des décisions qui pourront être prises.
Définissez précisément le lieu, la date et l'heure
Rien de plus frustrant qu'une convocation floue ! Indiquez avec précision où se tiendra l'assemblée, avec l'adresse complète et, si nécessaire, des indications d'accès. La date et l'heure doivent être clairement visibles. Pensez à respecter les délais de convocation prévus par vos statuts, généralement entre 15 jours et un mois avant la tenue de l'AG.
Détaillez l'ordre du jour de manière structurée
L'ordre du jour constitue le cœur de votre lettre. Présentez-le sous forme de liste numérotée pour faciliter la lecture et le suivi pendant la réunion. Soyez spécifique : plutôt que "questions financières", écrivez "approbation des comptes de l'exercice 2024" ou "vote du budget prévisionnel 2025". Cette précision permet aux membres de se préparer et d'anticiper les documents à consulter.
Adoptez un ton professionnel mais accessible
Votre lettre doit être formelle sans être intimidante. Utilisez des formules de politesse classiques en ouverture et en clôture, mais évitez le jargon trop technique. Vos membres doivent comprendre immédiatement ce qui est attendu d'eux. Un ton respectueux et direct fonctionne généralement très bien.
Précisez les modalités pratiques
Informez vos membres des conditions de participation : peuvent-ils donner procuration en cas d'absence ? Comment ? À qui ? Si vous prévoyez un vote, expliquez les modalités. Ces informations pratiques évitent les questions de dernière minute et garantissent le bon déroulement de votre assemblée.
Relisez et vérifiez la conformité
Avant d'envoyer votre lettre, vérifiez qu'elle respecte les dispositions de vos statuts concernant les assemblées générales. Relisez attentivement pour traquer les erreurs et assurez-vous que toutes les informations essentielles sont présentes. Une lettre claire et complète témoigne du sérieux de votre association et favorise une participation active de vos membres.
En suivant ces recommandations, vous rédigerez des lettres d'assemblée générale professionnelles qui faciliteront l'organisation de vos réunions et renforceront la confiance de vos adhérents.
Utiliser ce modèle
Personnalisez ce modèle selon vos besoins et envoyez une ou plusieurs lettres personnalisées en quelques clics.
Ce qui est inclus
-
Modèle de lettre personnalisable
-
Écriture manuscrite professionnelle
-
Papier A4 premium 90g blanc
-
Enveloppe professionnelle
-
Format adapté au manuscrit
-
Expédition sous 48h
-
Suivi de livraison
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Questions fréquentes
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