Modèle de texte pour
Lettre de mission

Nos conseils de rédaction

Écrire une lettre de mission professionnelle peut sembler une tâche complexe, mais avec quelques conseils clairs et structurés, vous pourrez la rédiger efficacement. Une lettre de mission bien rédigée est essentielle pour formaliser les attentes et responsabilités liées à une mission spécifique. Voici comment procéder.

Commencez par l’entête et les informations de base

Comme pour toute correspondance professionnelle, commencez par inclure l’entête de votre entreprise ou organisation. Cela comprend le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse email. Ensuite, mentionnez la date et les coordonnées complètes du destinataire. Indiquez aussi clairement qu’il s’agit d’une lettre de mission dans l’objet.

Introduction et contexte

Dans l’introduction, faites référence aux discussions précédentes et mentionnez l’accord de la direction pour la mission confiée. Cela permet de rappeler le contexte et de confirmer les accords verbaux. Par exemple :

« Suite à nos discussions et en accord avec la direction de [Nom de l’entreprise/organisation], nous vous confions la mission décrite ci-après. »

Description de la mission principale

Décrivez la mission principale de manière précise. Spécifiez la tâche ou le projet principal sur lequel le destinataire devra travailler. Soyez aussi spécifique que possible pour éviter toute confusion. Par exemple :

« Conception, pilotage et mise en œuvre de la stratégie de communication digitale pour l’année à venir. »

Responsabilités associées

Dressez une liste claire et détaillée des responsabilités associées à la mission. Utilisez des puces pour plus de lisibilité :

• Coordination avec les différents services internes et partenaires externes.
• Reporting régulier auprès de la Direction Générale.
• Proposition et mise en place d’initiatives innovantes.

Approche attendue

Encouragez une attitude proactive et soulignez l’importance de la flexibilité. Indiquez que la mission pourra évoluer en fonction des besoins identifiés et des opportunités qui se présenteront :

« Nous nous attendons à ce que vous apportiez une approche proactive, en restant ouvert(e) à toute évolution ou adaptation nécessaire pour répondre aux exigences changeantes de notre secteur/entreprise. »

Délais et évaluations régulières

Précisez les délais et les échéances pour chaque phase de la mission. Prévoir des points réguliers pour évaluer la progression est crucial :

« Un point régulier sera organisé tous les trois mois pour évaluer l’avancée de la mission, identifier les éventuels ajustements à apporter et discuter des prochaines étapes. »

Complément d’information

Indiquez à qui le destinataire peut s’adresser pour obtenir des précisions supplémentaires. Mentionner un nom et un poste spécifique facilite la communication :

« Pour tout complément d’information ou précision, n’hésitez pas à vous rapprocher de Mme Dupont, Directrice des Opérations. »

Signature

Terminez votre lettre par la signature du responsable, son nom et son titre. Cela officialise la lettre et démontre que la mission a été validée par la direction :

« Cordialement, [Signature du responsable] [Nom du responsable] [Titre/Poste du responsable] »

Conseils supplémentaires

• Précision et clarté : Assurez-vous que toutes les tâches, phases et obligations sont clairement énoncées pour éviter toute ambiguïté.
• Objectifs et résultats attendus : Mentionnez les objectifs spécifiques et les résultats attendus de la mission.
• Remboursements et honoraires : Détaillez les modalités de remboursement des frais et les honoraires convenus.
• Flexibilité et communication : Insistez sur l’importance de la communication en cas de retard ou de problème et assurez le prestataire de votre soutien logistique.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger une lettre de mission claire, précise et efficace. Une bonne lettre de mission pose les bases d’une collaboration réussie et garantit que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde dès le départ. Bon courage dans la rédaction!